Schüleranmeldung wie ein CRM: Das neue Bewerbungsmanagement

Anmeldungen per E-Mail – das war einmal

Wer sich als Privatschule um Neuanmeldungen kümmert, kennt das Bild: Eine Anfrage kommt per Mail, landet im Postfach der Schulleitung, wird manuell in einer Excel-Liste eingetragen. Irgendwann gibt es ein Gespräch – und wenn alles passt, wird der Schüler irgendwie angelegt. Irgendwo.

Das ist kein Prozess. Das ist Hoffnung.

Ab sofort gibt es eine bessere Lösung: das Bewerbungsmanagement in Schul.Software. Aufgebaut wie ein CRM für Schulen – mit einer Pipeline, die Anmeldungen vom ersten Kontakt bis zur Schüleranlage begleitet.

Die Pipeline: Von Neu bis Aufgenommen

Jede Bewerbung durchläuft einen klar definierten Statusworkflow:

Neu → In Prüfung → Gespräch → Aufgenommen / Abgelehnt / Warteliste

Das ist kein Zufall – es folgt genau dem realen Ablauf, wie Privatschulen Anmeldungen bearbeiten. Erst kommt das Interesse, dann die Sichtung, dann das persönliche Gespräch, dann die Entscheidung.

Admins sehen alle Bewerbungen in einer Listenansicht mit Statusfilter: Wer ist neu, wer wartet auf ein Gespräch, wer ist schon aufgenommen? Ein Klick auf eine Bewerbung öffnet alle Details.

Öffentliches Bewerbungsformular per Einbettcode

Schulen erhalten unter *Einstellungen → Intake-Keys* einen API-Schlüssel, mit dem ein öffentliches Bewerbungsformular eingebettet werden kann – direkt auf der eigenen Schulwebsite.

Das Formular erfasst alle relevanten Daten: Name, Geburtsdatum, Kontakt, gewünschte Klasse, Schuljahr, Geschwisterkinder und ein Freitextfeld für weitere Informationen. Bewerber können das Formular ohne Account ausfüllen. Nach dem Absenden landet die Bewerbung sofort im System mit Status *Neu*.

Kein Medienbruch mehr. Keine weitergeleiteten E-Mails. Keine Tabellenzeile, die jemand manuell nachtragen muss.

Notizen und Kommunikation direkt an der Bewerbung

Jede Bewerbung hat einen eigenen Notizbereich. Das Sekretariat trägt ein, was beim Telefonat besprochen wurde. Die Schulleitung schreibt auf, welchen Eindruck das Gespräch hinterlassen hat. Alle Notizen sind chronologisch sortiert und mit Autor und Zeitstempel versehen.

Das kennt jeder aus einem guten CRM: Alle Informationen zu einem Kontakt an einem Ort, für alle Berechtigten sichtbar.

Automatische E-Mails bei Statusänderung

Wenn eine Bewerbung auf *Aufgenommen* oder *Warteliste* gesetzt wird, versendet das System automatisch eine E-Mail an die hinterlegte Adresse – mit dem passenden Inhalt für den jeweiligen Status.

Keine Textbausteine suchen, keine Mails manuell verfassen. Der Status ändert sich, die E-Mail geht raus.

Bewerber zu Schüler konvertieren – per Klick

Das ist der Moment, der im analogen Prozess die meiste Arbeit erzeugt: Der Bewerber ist aufgenommen, jetzt muss ein Schüler-Account angelegt werden. Name, E-Mail, Klasse, Schuljahr – alles doppelt eingeben.

Im neuen System gibt es dafür einen einzigen Button: „Zu Schüler konvertieren". Alle Daten aus der Bewerbung werden übernommen, ein temporäres Passwort wird generiert, der Schüler-Account ist sofort aktiv. Die Bewerbung bleibt als Archiveintrag erhalten.

Das ist der Übergang vom Lead zum Kunden – nur eben für Schulen.

Warum das CRM-Denken für Schulen funktioniert

Ein CRM-System löst ein simples Problem: Informationen zu einem Kontakt gehen nicht verloren, Prozesse haben klare Schritte, und Kommunikation ist nachvollziehbar. Genau das brauchen Privatschulen bei der Anmeldung.

Eltern bewerben ihr Kind nicht spontan. Sie recherchieren, nehmen Kontakt auf, fragen nach einem Infotag, besuchen die Schule, führen ein Gespräch. Das ist eine Beziehung über Wochen – und die sollte irgendwo sauber abgebildet sein.

Mit dem Bewerbungsmanagement ist das jetzt möglich: strukturiert, digital, ohne Reibungsverlust.

Ab sofort verfügbar

Das Modul ist für alle Schul.Software-Schulen aktiv. Intake-Keys werden in den Schuleinstellungen im Super-Admin-Bereich verwaltet. Das öffentliche Bewerbungsformular kann auf jeder Website eingebettet werden.