Oktober-Update: Schulstruktur-Organigramm & ASV-Export für Bayern und Baden-Württemberg

Oktober-Update: Schulstruktur-Organigramm & ASV-Export für Bayern und BW

Zwei größere Neuerungen in diesem Monat. Das erste Feature ist ein komplett neuer Blick auf die Schulstruktur: ein interaktives Organigramm, das die gesamte Schule als Baum darstellt – filterbar, zoombar und druckbereit. Das zweite schließt eine Lücke für Schulen in Bayern und Baden-Württemberg: Der ASV-Export unterstützt jetzt beide Bundesländer, mit automatischer Stichtagsberechnung und einer Vorprüfung, die Fehler aufdeckt, bevor die Datei beim Amt landet.

Das neue Schulstruktur-Organigramm

Schulen sind hierarchische Strukturen: Es gibt Jahrgangsstufen, Klassen, Schülerinnen und Schüler, Klassenlehrer und Erziehungsberechtigte. In einer Tabelle lässt sich das kaum auf einen Blick erfassen. Im Organigramm schon.

Was der Baum zeigt

Das Organigramm startet mit der Schule als Wurzelknoten – mit der Gesamtzahl aktiver Schülerinnen und Schüler. Darunter verzweigen sich die Jahrgangsstufen, jede mit Klassen- und Schüleranzahl. Darunter kommen die einzelnen Klassen, mit Klassenlehrkraft und Schülerzahl. Und wenn gewünscht: die Schüler selbst, mit ihren Erziehungsberechtigten als unterste Ebene.

Lehrkräfte erscheinen als eigener Ast neben den Jahrgangsstufen – mit Angabe, ob jemand Schulleitung ist.

Tiefe frei wählbar

Über einen Regler lässt sich steuern, wie tief der Baum aufgeklappt wird:

- Bis Klassen: Schule → Jahrgänge → Klassen. Übersichtlich genug für Schulleitung und Elternabend.

- + Schüler: Darunter erscheinen alle Schülerinnen und Schüler pro Klasse, alphabetisch sortiert.

- + Eltern: Jeder Schülerknoten zeigt zusätzlich die Erziehungsberechtigten mit E-Mail-Adresse.

Die Ansicht wechselt sofort, ohne Neuladen.

Zoom von 30 % bis 200 %

Große Schulen mit vielen Klassen und Schülern erzeugen breite Bäume. Der Zoom-Regler (−/+ Buttons, 30 % bis 200 %) erlaubt es, die Darstellung beliebig zu skalieren. Bei 75 % – dem Standard – passt der Überblick bis Klassenebene bei den meisten Schulen gut auf den Bildschirm. Wer einzelne Knoten lesen möchte, zoomt hoch; wer die Gesamtstruktur sehen will, zoomt raus. Die Verbindungslinien zwischen den Knoten skalieren dabei optisch mit und bleiben immer gleich fein.

Klassen- und Schülerfilter

Ein Dropdown über dem Baum filtert auf eine einzelne Klasse. Alle anderen Jahrgangszweige und der Lehrkräfte-Ast verschwinden – der Baum zeigt nur noch den relevanten Teil. Leere Jahrgangsstufen werden automatisch ausgeblendet.

Wer bei der Tiefe + Schüler oder + Eltern ist, sieht zusätzlich ein Suchfeld. Wer dort einen Namen eingibt, sieht nur noch Klassen mit passenden Schülern – inklusive deren Elternknoten. Das ist nützlich für Gespräche mit einzelnen Familien, für die Schulleitung bei Anfragen, und überall dort, wo man schnell den Kontext eines bestimmten Kindes braucht, ohne sich durch Listen zu scrollen.

Drucken: A3 Querformat

Der Drucken-Button öffnet eine auf A3 Querformat optimierte Druckansicht. Das Organigramm skaliert automatisch auf die volle Seitenbreite – kein abgeschnittener Baum, kein unleserliches Miniaturformat. Wer mit einem aktiven Klassenfilter druckt, sieht im Untertitel, welcher Filter gesetzt war. Das macht gedruckte Organigramme zu einem sauberen Arbeitsmittel für Lehrerkonferenzen, Elternabende oder einfach als Übersicht im Büro.

Warum das Organigramm fehlt, wenn es fehlt

Eine Schule mit 30 Klassen und 700 Schülern ist als Tabelle schwer zu durchschauen. Wer neu an der Schule ist, wer Eltern berät oder wer einfach verstehen möchte, wie die Schule aufgebaut ist, braucht eine visuelle Darstellung. Das Organigramm gibt diese Übersicht – ohne Aufwand, direkt aus den bestehenden Daten generiert.

ASV-Export: Bayern und Baden-Württemberg

Die Amtliche Schuldatenverwaltung – kurz ASV – ist in Bayern seit Jahren Pflicht. Schulen müssen zweimal jährlich Schülerdaten in einem standardisierten CSV-Format an das Kultusministerium übermitteln: Name, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit, Konfession, Adresse, Klasse, Jahrgangsstufe.

Bisher unterstützte der ASV-Export in Schul.software ausschließlich Bayern. Das ändert sich jetzt.

Baden-Württemberg: ASV-BW über das KOBW-Portal

Schulen in Baden-Württemberg verwenden ein anderes System: Die Daten werden über das ESS 2.0-Portal auf der KOBW-Plattform eingereicht. Die Exportdatei hat leicht abweichende Spaltenbezeichnungen – etwa Wohnort statt Ort und Klassenstufe statt Jahrgangsstufe – und folgt eigenen Stichtagsfristen.

Im ASV-Modul lässt sich das Bundesland oben in der Seite direkt umschalten. Je nach Auswahl passt sich die Exportdatei automatisch an:

- Bayern: Stichtag ca. 1. Oktober bzw. 1. Februar, Dateiname asv-schueler-...

- Baden-Württemberg: Stichtag ca. 22. Oktober (Haupttermin) bzw. 18. November, Dateiname asv-bw-schueler-...

Der Stichtag wird beim Umschalten automatisch auf den nächsten relevanten Termin vorgeschlagen. Wer die Seite im Oktober öffnet, sieht den richtigen Wert, ohne ihn manuell nachschlagen zu müssen.

Vorprüfung vor dem Export

Bevor der Export startet, prüft die Seite alle Schülerdatensätze auf häufige Datenfehler:

- Geschlecht nicht oder ungültig hinterlegt (erwartet: M/W/D)

- Konfession außerhalb der offiziellen Schlüsselliste des Kultusministeriums

- Geburtsdatum außerhalb des plausiblen Bereichs (unter 3 oder über 30 Jahre)

- PLZ nicht fünfstellig

Das Ergebnis erscheint als Warnpanel mit der Anzahl betroffener Datensätze – bevor die CSV-Datei generiert wird. So lässt sich der Datenstand bereinigen, bevor die Datei eingereicht wird. Kein Fehler vom Amt im Nachhinein, keine manuelle Suche in der Exportdatei.

ASV-Pflichtfelder in der Schülerakte

Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit und Konfession waren bisher nicht als eigene Felder in der Schülerakte vorhanden. Das hat sich geändert. Die vier Felder erscheinen jetzt im Bearbeitungsdialog unter ASV-Pflichtfelder und sind auch in der Leseansicht des Profils sichtbar.

Geburtsland und Staatsangehörigkeit verwenden Autocomplete mit allen offiziellen Länder- und Nationalitätsbezeichnungen. Die Konfession lässt sich nur aus dem gültigen Schlüsselkatalog wählen – kein Freitext, der beim Export abgelehnt wird. Wer eine ungültige oder fehlende Angabe hat, sieht das spätestens im Vorprüf-Panel vor dem Export.

Was beide Features gemeinsam haben

Beide Neuerungen lösen dasselbe Grundproblem: Informationen, die in der Schule vorhanden sind, waren bisher nicht so zugänglich, wie sie es sein sollten. Das Organigramm macht die Struktur der Schule sichtbar. Der ASV-Export macht die Datenmeldung sicher. Beide sparen die Zeit, die bisher in Suchen, Nachfragen und manuellen Abgleichen geflossen ist.

Für Schulen in Bayern oder Baden-Württemberg, die den ASV-Export zum ersten Mal über Schul.software abwickeln: Meldet euch gern, wir begleiten euch durch den ersten Lauf.